Sie vergleichen Anbieter für Ton, Licht und Bühne?
Angebote für Veranstaltungstechnik sehen sich auf den ersten Blick ähnlich – und unterscheiden sich im Ernstfall erheblich. Hier stehen die zehn Fragen, die den Unterschied sichtbar machen. Stellen Sie sie jedem Anbieter. Auch uns: Unsere Antworten stehen gleich mit dabei, damit Sie uns daran messen können.
Der günstigste Grundpreis ist selten das günstigste Angebot
Veranstaltungstechnik wird fast nie über den Gerätepreis teuer, sondern über das, was im Angebot fehlt: Anfahrt, Aufbau, Technikerstunden, Überstunden nach Mitternacht, Verbrauchsmaterial. Wer zwei Angebote nebeneinanderlegt, vergleicht deshalb häufig zwei völlig verschiedene Leistungen. Die folgenden Fragen stellen Vergleichbarkeit her – unabhängig davon, für wen Sie sich am Ende entscheiden.
Zehn Fragen – und unsere Antworten darauf
Wer prüft Ihre Geräte – und nach welcher Vorschrift?
Für elektrische Betriebsmittel auf Veranstaltungen gilt die DGUV Vorschrift 3. Viele Anbieter geben die Prüfung extern ab und wissen selbst nicht genau, wann welches Gerät zuletzt geprüft wurde. Im Schadensfall ist das Ihr Problem, nicht nur das des Vermieters.
BeatSystem: Unser Inhaber René Braun ist Elektrotechniker-Meister. Er prüft mit seinem eigenen Prüfteam alle Geräte selbst nach DGUV Vorschrift 3 – aus einer Hand, nicht extern vergeben. Sie bekommen Technik, für die jemand mit Meisterbrief persönlich geradesteht.
Wer steht am Veranstaltungstag tatsächlich bei mir?
Zwischen dem Gespräch im Vertrieb und der Person am Mischpult liegen bei größeren Anbietern oft mehrere Ebenen. Wer verkauft hat, ist am Abend selten vor Ort – und die eingeteilte Kraft kennt Ihren Ablaufplan nicht.
BeatSystem: Sie sprechen direkt mit denen, die Ihre Veranstaltung planen und umsetzen. Keine Vertriebsebene dazwischen, kein Weiterreichen an jemanden, der Ihr Projekt zum ersten Mal am Veranstaltungstag sieht.
Wie weit ist Ihr Lager von meiner Veranstaltung entfernt?
Diese Frage klingt banal, bis etwas ausfällt. Ein defektes Funkmikrofon eine Stunde vor Beginn ist eine Kleinigkeit, wenn Ersatz zwanzig Minuten entfernt liegt – und ein Desaster, wenn das Lager im nächsten Bundesland steht.
BeatSystem: Unser Lager und Technikzentrum steht in Bergheim, mitten im Rhein-Erft-Kreis. Köln, Düren, Grevenbroich und Neuss sind von dort schnell erreicht. Ersatz kommt bei uns aus dem eigenen Bestand, nicht aus einer Zentrale. Eine Übersicht finden Sie unter „Einsatzgebiete".
Welche Marken setzen Sie ein – und wie aktuell ist der Bestand?
Auf Angeboten stehen oft nur Gattungsbegriffe: „PA-Anlage", „Lichtset", „Funkstrecke". Dahinter kann 15 Jahre alte Technik stecken. Fragen Sie nach Hersteller und Modell – seriöse Anbieter nennen beides ohne Zögern.
BeatSystem: Wir setzen vor allem deutsche Premiummarken ein: Seeburg Acoustic Line für Beschallung, Sennheiser für Funkmikrofone, Astera für kabelloses Akku-Licht, JB Lighting für Moving Lights. Unser Mietpark ist online einsehbar – mit Hersteller und Modell, nicht mit Gattungsbegriffen.
Haben Sie mein Veranstaltungsformat schon gemacht?
Ein Firmenjubiläum ist etwas anderes als ein Festzelt, eine Karnevalssitzung etwas anderes als eine Konferenz. Erfahrung mit dem Format entscheidet über Details, die kein Angebot abbildet – etwa wie schnell zwischen Redner, Tanzgruppe und Band umgebaut werden kann.
BeatSystem: Seit 1998 und weit über 1.000 begleiteten Veranstaltungen: Firmenjubiläen und Weihnachtsfeiern, Konferenzen mit anschließender Party, Karnevalssitzungen, Schützenfeste, Produktionen bis 2.000 Gäste. Was wir noch nie gemacht haben, sagen wir Ihnen – statt es herauszufinden, während Sie zuschauen.
Was passiert, wenn während der Veranstaltung etwas ausfällt?
Technik fällt aus – die Frage ist nur, ob es jemand merkt. Entscheidend ist, was doppelt vorgehalten wird: Funkstrecken, Zuspielwege, Endstufen. Ein Anbieter, der diese Frage mit „das passiert nicht" beantwortet, hat sie nicht durchdacht.
BeatSystem: Wir halten die kritischen Wege doppelt vor – besonders Funkstrecken und Zuspielungen, weil dort am häufigsten etwas passiert. Und weil unser Lager in der Region steht, ist echter Ersatz in Minuten unterwegs, nicht in Stunden.
Ist das ein Festpreis – und was ist ausdrücklich nicht enthalten?
Angebote werden vergleichbar, wenn klar ist, was fehlt: Anfahrt, Auf- und Abbau, Technikerstunden, Überstunden nach Mitternacht, Strom, Verbrauchsmaterial. Der günstigste Grundpreis ist regelmäßig der, bei dem am meisten fehlt.
BeatSystem: Sie bekommen ein schriftliches Angebot mit Festpreis, in dem Auf- und Abbauzeiten sowie Leistungen benannt sind. Faire Preise sind bei uns kein Rabatt, sondern eine Folge der schlanken Struktur: Es verdient keine Konzernebene mit.
Bekomme ich Ton, Licht, Bühne und Video aus einer Hand?
Jede zusätzliche Firma ist eine zusätzliche Schnittstelle – und Schnittstellen sind die häufigste Fehlerquelle. Wenn Ton, Licht und Video von drei Anbietern kommen, müssen Sie koordinieren, nicht Ihr Dienstleister.
BeatSystem: Beschallung, Lichttechnik, Bühne, Präsentations- und Videotechnik kommen bei uns zusammen – mit einem Ansprechpartner und einem Ablaufplan. Das ist der Kern dessen, was wir Event Solutions nennen. Wer nur Material braucht, bekommt es als Dry-Hire aus dem Mietpark.
Wie erreiche ich Sie in der Woche vor dem Termin?
Kurz vor der Veranstaltung ändert sich fast immer etwas: ein Redner mehr, eine Band sagt ab, der Saalplan dreht sich. Wenn dann nur ein Ticketsystem antwortet, wird es unangenehm.
BeatSystem: Sie haben eine Telefonnummer, die tatsächlich jemand abnimmt: 0177 518 48 07. Kurzfristige Änderungen sind Normalbetrieb, nicht Ausnahmefall – gerade bei Sitzungen und Firmenterminen ändert sich der Ablauf regelmäßig noch am Veranstaltungstag.
Sagen Sie mir auch, wenn etwas nicht geht?
Das ist die wichtigste Frage – und die, bei der sich Anbieter am deutlichsten unterscheiden. Wer jeden Wunsch bejaht, hat entweder nicht zugehört oder plant, das Problem am Veranstaltungstag zu Ihrem zu machen.
BeatSystem: Wenn ein Aufbaufenster zu knapp ist, eine Halle die gewünschte Anlage nicht hergibt oder ein Termin sich mit einem bestehenden überschneidet, sagen wir das vorher. Auch dann, wenn es uns den Auftrag kostet.
Wann ein anderer Anbieter besser passt
Wir sind nicht für jedes Projekt die richtige Wahl, und das sagen wir auch. Wer eine Festivalbühne für 20.000 Besucher plant, braucht einen anderen Zuschnitt als unseren. Wer nur einen Lautsprecher für zwei Stunden im Nachbarort sucht, ist mit dem örtlichen Verleih oft schneller bedient.
Unsere Stärke liegt dazwischen – dort, wo es auf Qualität, Verlässlichkeit und einen Ansprechpartner ankommt: Firmenjubiläen, Weihnachtsfeiern, Konferenzen mit Abendprogramm, Sitzungen, Stadt- und Schützenfeste, Produktionen bis 2.000 Gäste. Mittelständische Unternehmen, Vereine und Gesellschaften sind unser Kerngeschäft, nicht das Nebengeschäft.
Wenn Ihr Projekt dort hineinpasst, lohnt sich das Gespräch – auch wenn andere Angebote schon auf dem Tisch liegen. Warum BeatSystem fasst zusammen, wofür wir seit 1998 stehen.
Zum Vergleich von Angeboten
Wir haben bereits bei anderen Anbietern angefragt – lohnt sich ein weiteres Angebot?
In der Regel ja. Angebote für Veranstaltungstechnik unterscheiden sich weniger im Preis als im Umfang: Was ist an Technikerstunden enthalten, wer baut auf, wer haftet, welche Geräte stecken wirklich hinter den Positionen. Ein zweites Angebot macht diese Unterschiede sichtbar – und kostet Sie nichts als ein Gespräch.
Können Sie kurzfristig übernehmen, wenn unser Technikpartner abgesagt hat?
Häufig ja, gerade im Rhein-Erft-Kreis und im Kölner Umland. Rufen Sie an: 0177 518 48 07. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob wir den Termin in der nötigen Qualität halten können – ein halb besetztes Ja hilft Ihnen nicht.
Sind Sie günstiger als große Agenturen?
Bei vergleichbarer Technik in aller Regel ja – nicht, weil wir billiger einkaufen, sondern weil bei uns keine Konzernstruktur mitverdient. Wir vergleichen aber ungern über den Preis allein: Entscheidend ist, was im Angebot steht und wer am Veranstaltungstag danebensteht.
Arbeiten Sie auch für andere Veranstaltungstechnik-Firmen?
Ja. Kollegen aus der Branche mieten bei uns im Dry-Hire, wenn ihnen Material fehlt – etwa Funkstrecken von Sennheiser oder Akku-Licht von Astera. Das ist in der Branche üblich und für beide Seiten sinnvoll.
BeatSystem Veranstaltungstechnik (gegründet 1998, Firmensitz Grevenbroich, Lager und Technikzentrum in Bergheim im Rhein-Erft-Kreis) übernimmt die komplette technische Umsetzung von Firmenevents, Jubiläen, Konferenzen, Sitzungen und Festen: Beschallung, Lichttechnik, Bühnen-, Präsentations- und Videotechnik aus einer Hand, ergänzend Dry-Hire aus dem eigenen Mietpark. Inhaber René Braun ist Elektrotechniker-Meister und prüft alle Geräte mit eigenem Prüfteam nach DGUV Vorschrift 3. Einsatzgebiet: Köln, Rhein-Erft-Kreis, Kreis Düren, Rhein-Kreis Neuss, Niederrhein und ganz Nordrhein-Westfalen. Kontakt: 0177 518 48 07, mail@beatsystems.de.
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